L’utilisation du suivi des modifications est une excellente façon de collaborer sur des documents avec d’autres personnes. Le suivi des modifications permet à plusieurs contributeurs de réviser, de commenter et de proposer des modifications au document sans altérer la version originale. Voici comment utiliser le suivi des modifications pour la collaboration :
Activer le Suivi des Modifications :
- Ouvrir le Document : Ouvrez le document sur lequel vous souhaitez collaborer.
- Activer le Suivi : Dans l’onglet « Révision », cochez l’option « Suivi des modifications » pour activer la fonction. À partir de maintenant, toutes les modifications que vous et vos collaborateurs apporterez au document seront enregistrées.
Apporter des Modifications :
- Effectuer des Modifications : Faites les modifications nécessaires dans le document. Les ajouts seront surlignées en couleur, et les suppressions seront barrées et colorées.
Ajouter des Commentaires :
- Inclure des Commentaires : Pour expliquer vos changements ou pour discuter de certaines parties du document, vous pouvez ajouter des commentaires. Sélectionnez le texte concerné, puis cliquez sur « Nouveau commentaire » dans l’onglet « Révision ».
Afficher les Modifications et les Commentaires :
- Afficher les Modifications : Les modifications apparaissent sous forme de surlignages colorés, et les commentaires sont visibles dans la marge de droite. Vous pouvez cliquer sur chaque modification ou commentaire pour voir plus de détails.
Accepter ou Rejeter les Modifications :
- Accepter ou Rejeter : Vous pouvez accepter ou rejeter chaque modification en utilisant les boutons correspondants dans la barre de suivi des modifications. Les modifications acceptées sont intégrées au document, tandis que les modifications rejetées sont supprimées.
Mise à Jour et Finalisation :
- Mise à Jour des Modifications : Une fois que toutes les modifications ont été examinées et acceptées, vous pouvez désactiver le suivi des modifications dans l’onglet « Révision ».
- Finalisation du Document : Une fois que le document est finalisé, vous pouvez également choisir de « Réviser » > « Accepter tout » pour accepter toutes les modifications restantes en une seule étape.
Le suivi des modifications est un outil puissant pour collaborer sur des documents avec des collègues, des réviseurs ou des partenaires. Il permet de garder un historique des modifications apportées au document, ce qui facilite la révision et la validation du contenu. Utilisez cette fonctionnalité pour simplifier et rationaliser vos processus de collaboration.
